Wyznacz koordynatora.
Jedna osoba kontaktowa porządkuje informacje o uczestnikach, godzinach, miejscu i akceptacji. Lista pracowników powinna być aktualna, z planem dla ewentualnych nieobecności.
Uzgodnij wspólny standard.
Tło, kadrowanie, ubiór i sposób obróbki powinny tworzyć całość. Zbierz przykłady oraz wymagania strony czy profili. Zdecyduj, czy zakres obejmuje tylko portrety, czy też pracę, grupy i biuro.
Przygotuj harmonogram oraz miejsce.
Przedziały czasowe dobieramy do zakresu i warunków. Miejsce potrzebuje odpowiedniej przestrzeni i dostępu. Nie zakładaj z góry identycznego tempa przy każdej realizacji.
Ustal wybór i dostawę.
Wcześniej określ, kto wybiera kadry i zatwierdza materiał. Uzgodnione nazwy plików oraz formaty pomagają później sprawnie opublikować fotografie. Zasady udziału i publikacji wizerunku ustala się przed sesją.